---

Kepanitiaan adalah institusi ad-hoc yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan Organisasi dalam upaya melaksanakan suatu program kerja dan bertanggungjawab kepada seluruh pengurus Organisasi. Adapun tujuan umum pembentukkan kepanitiaan adalah :

1. Merencanakan, mengelola, melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan suatu kegiatan
2. Mengatur tatalaksana dan tatakerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan
3. Mengelola materi kegiatan
4. Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif bagi pelaksanaan kegiatan organisasi
5. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan dengan kegiatan
6. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan

Personalia Kepanitiaan

Penetapan personalia kepanitiaan diprioritaskan menggunakan pola rekruitmen intern yang disesuaikan dengan hirarki struktur dan pembidangan dalam tata organisasi, kecuali apabila kegiatan yang bersangkutan memerlukan personalia dengan kriteria khusus.

Pola rekruitmen kepanitiaan dilakukan atas pertimbangan-pertimbangan seperti :

1. kemampuan personalia yang berkaitan dengan ruang lingkup kegiatan yang menyangkut kredibilitas, kinerja, wawasan, integritas, kejujuran serta keikhlasan dalam pelaksanaan tugas
2. kemampuan personalia dalam pendayagunaan sarana dan prasarana secara efektif, efisien dan transparan

Tugas-tugas personalia dalam panitia adalah merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan, tetapi dapat dibedakan. Oleh sebab itu setiap anggota panitia dalam melaksanakan tugasnya wajib melakukan, memelihara, mengadakan konsultasi dan melaksanakan kerjasama yang erat dan serasi secara terus menerus antar anggota-anggota panitia.

Hak dan Kewajiban Panitia

Panitia berhak untuk :

1. Berbicara dan mengeluarkan pendapat serta memberikan usul atau saran baik secara lisan maupun tulisan
2. Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai prosedur yang berlaku

Panitia berkewajiban untuk :

1. Menjalankan tugasnya dengan sungguh-sungguh secara tuntas, sesuai tugasnya masing-masing yang telah diatur dalam deskripsi kerja
2. Menghadiri undangan rapat dan tepat waktu
3. Mentaati tata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah diberlakukan
4. Menjaga nama baik panitia, memelihara stabilitas, ketertiban dan keamanan kepanitiaan dan kegiatan

Panitia harus siap ditegur dan melaksanakan sanksi/konsekuensinya bilamana melakukan kesalahan atau kelalaian yang dianggap bisa merusak kelancaran kegiatan.

Mekanisme Kerja

Panitia bekerja untuk mengoptimalkan sumberdaya organisasi yang ditujukan untuk kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada penciptaan iklim yang kondusif dalam pelaksanaan kegiatan. Mekanisme kerja kepanitiaan dilakukan oleh setiap personalia pada pembidangannya masing-masing dengan melakukan kerjasama dengan setiap unit kerja yang relevan melalui upaya-upaya yang memadukan, menyerasikan dan menyelaraskan berbagai sasaran dan kegiatan yang saling berkaitan agar setiap gerakannya dapat mencapai sasaran, tempat dan waktu yang tepat. Dalam pelaksanaannya, koordinasi dilakukan melalui dua pola koordinasi yaitu :

1. Koordinasi vertikal (hirarki)

Koordinasi vertikal merupakan koordinasi yang dilakukan oleh panitia terhadap anggota yang dikoordinasikannya.

2. Koordinasi horisontal (fungsional)

Koordinasi fungsional diartikan sebagai koordinasi yang dilakukan antar bagian dalam kepanitiaan dan lembaga di luar kepanitiaan di dalam lingkup tugas yang saling berkaitan menurut azas fungsionalisasi yang dikoordinasikan melalui organisasi.

Perencanaan Kegiatan

Perencanaan merupakan penentuan program pelaksanaan kegiatan yang akan membantu tercapainya tujuan kegiatan. Di bawah ini tercantum beberapa hal yang perlu diperhatikan yang berkaitan dengan perencanaan :

1. Pelaksanaan kegiatan tergantung pada baik buruknya perencanaaan
2. Perencanaan harus diarahkan pada tercapainya tujuan. Jika tujuan tidak tercapai, mungkin disebabkan oleh kurang sempurnanya perencanaan
3. Perencanaan harus didasarkan atas kenyataan-kenyataan obyektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerjasama yang efektif
4. Perencanaan harus mengandung atau dapat memproyeksikan kejadian-kejadian pada masa yang akan datang
5. Perencanaan harus difikirkan secara matang, jelas dan mendetil serta terarah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
6. Perencanaan harus memberikan pedoman dasar kerja dan latar belakang bagi fungsi-fungsi manajemennya yaitu pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian, penyelesaian akhir kegiatan dan evaluasi

Perencanaan Waktu Kerja Kegiatan

Perencanaan waktu kerja ini sangat penting dan prinsipil dalam melakukan manajemen kegiatan. Penggunaan waktu dalam kegiatan haruslah efektif dan setiap perencanaan harus memiliki target waktu dan target kerja yang jelas. Ini berguna untuk proses pengawasan dan pengendalian dalam rangka mendisiplinkan pelaksana kegiatan dan juga sebagai alat indikator untuk melakukan evaluasi. Mengulur waktu tanpa alasan yang jelas serta pengerjaan yang sifatnya terburu-buru, merupakan wujud dari ketidakdisiplinan dan rasa kurang bertanggung jawab dari seorang pelaksana kegiatan.

Harus disadari jika ada salah satu dari komponen kegiatan yang tidak berjalan sesuai rencana, jelas ini akan mempengaruhi kegiatan lainnya. Apalagi bila hal tersebut sangat prinsipil, misalnya masalah perijinan. Pelaksanaan bisa menyimpang dari perencanaan semula dan bahkan jadinya terkesan dipaksakan (asal jadi atau asal ada saja).

Dampaknya selain mengganggu proses kegiatan, juga akan merusak nilai dari hasil kegiatan itu sendiri. Sangat disayangkan jika proses perencanaan dan persiapan yang telah memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit, menjadi hancur akibat kelalaian yang tidak bertanggungjawab dari satu komponen saja.

Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan ini merupakan bagian terpenting, karena melalui kegiatan inilah terciptanya apa-apa yang diharapkan dan direncanakan dalam mencapai tujuan akhir. Demi keberhasilan pelaksanaan kegiatan ini, seluruh panitia diwajibkan menguasai dan memahami semua aspek perencanaan yang berkaitan dengan tugas dan wewenangnya. Hal itu bisa didapatnya melalui penjabaran konsep yang tertuang seperti dalam Proposal, Petunjuk Pelaksanaan, Job Description dan Perencanaan Waktu Kerja yang sebelumnya harus telah disebarluaskan. Pelaksanaan ini memerlukan pengorganisasian yang baik, terutama terhadap sumber daya manusianya yaitu :

1. Pemimpin harus memahami benar mengenai konsep dan tujuan kegiatan serta dituntut untuk mampu menerangkan dan menjabarkannya kepada seluruh perangkat pelaksana kegiatan. Selain itu, pemimpin juga harus tegas dalam menjalankan kepemimpinannya
2. Pemilihan dan penempatan sumber daya manusia mesti sesuai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki
3. Motivasi terhadap pelaksana kegiatan perlu diciptakan agar mereka tidak saja mampu melaksanakan tugas, melainkan dengan sukarela bersedia melakukannya. Untuk itu pemimpin harus bisa memahami karakteristik dari sifat-sifat dan perilaku bawahannya
4. Sebagai upaya untuk menjaga keharmonisan dan kekompakan panitia, suara-suara dan keinginan panitia harus didengar dan diupayakan penerapannya sejauh tidak menyimpang dari tujuan semula
5. Setiap panitia harus mempunyai catatan kegiatan sendiri yang berkaitan dengan tugasnya masing-masing
6. Pengawasan dan pengendalian harus senantiasa terus dilakukan agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan dari perencanaan semula
7. Koordinasi dan kerja sama antara tim yang ada harus selalu dibina. suatu tim dapat ditentukan kapan harus siap untuk membantu tim yang lain
8. Sekretariat panitia harus ada dan berjalan semestinya, dimaksudkan bilamana ada hal-hal penting ataupun ada perubahan-perubahan yang mendadak, komunikasi dan koordinasi terus berjalan, sehingga setiap permasalahan baru bisa secepatnya diantisipasi dan diselesaikan

Pengawasan dan Pengendalian

Pengawasan merupakan fungsi untuk meneliti apakah yang dihasilkan sesuai dengan standar hasil kerja yang ditetapkan sebelumnya. Berbagai dokumentasi diperlukan seperti laporan penggunaan biaya, laporan hasil kerja, dan lain sebagainya.

Pengendalian merupakan fungsi untuk meneliti apakah pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan. Dalam hal ini, Job Description dan Perencanaan Waktu Kerja dijadikan sebagai acuan untuk pengendalian.

Pelaksanaan kegiatan selalu harus ditinjau ulang kembali setiap waktu secara periodik supaya dapat diketahui tanda-tanda kemungkinan pelaksanaan yang menyimpang dari rencana semula. Bentuk formal yang biasa digunakan dalam pengendalian dan pengawasan ini adalah berbentuk rapat berkala, mingguan atau dua mingguan, yang membahas laporan hasil kerja panitia dan evaluasi kerja. Di dalamnya dibahas pula permasalahan-permasalahan dan kendala-kendala yang timbul serta perubahan-perubahan pada rencana.

Penyelesaian Akhir Kegiatan

Acara selesai bukan berarti kegiatan telah berakhir. Biasanya, panitia banyak yang langsung menghilang setelah acara selesai. Padahal, sebetulnya masih ada hal-hal yang belum selesai yang perlu dibereskan dan ditertibkan. Bilamana ini tak terselesaikan, dampaknya bisa merusak citra panitia berikut organisasinya dan juga nilai dari hasil kegiatan yang dicapai. Walaupun hasilnya baik dan tujuannya tercapai, nilainya akan jadi berkurang akibat penyelesaian akhir kegiatan yang tidak tuntas.

Hal yang perlu ditekankan dalam penyelesaian akhir kegiatan ini adalah jangan sampai ada satu pihak pun, terutama pihak luar yang kecewa atau tidak puas terhadap penyelesaian akhir kegiatan ini. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal dibawah ini :

1. Persoalan administrasi dan keuangan harus tuntas, jangan sampai ada yang terlewat
2. Sisa-sisa atribut kegiatan dikumpulkan dan dibereskan kembali
3. Fasilitas sarana dan prasarana, termasuk logistik yang digunakan harus dikembalikan ke tempat semula dalam keadaan semula dengan pengecekan terlebih dahulu bila terjadi kerusakan pada saat digunakan
4. Membuat ucapan terima kasih berupa surat atau kenang-kenangan kepada pihak luar yang telah membantu sebagai upaya membina hubungan yang baik dalam jangka panjang
5. Memastikan bahwa setelah acara berakhir, tidak ada satu pun dari perangkat dan partisipan pelaksana seperti panitia atau pun peserta, mengalami hal-hal yang tidak dikehendaki seperti gangguan fisik atau pun jasmani sebagai akibat langsung dari pelaksanaan kegiatan pada saat kegiatan tengah berlangsung
6. Membuat laporan akhir kerja per seksi dan laporan pertanggung jawaban secara keseluruhan

Evaluasi Kegiatan

Evaluasi diartikan sebagai penilaian terhadap pelaksanaan rencana, baik pada setiap tingkat sasaran (hasil dan tujuan) maupun pada fungsi-fungsi manajemen organisasi serta faktor-faktor eksternal yang mempengaruhinya. Baik tidaknya suatu evaluasi sangat tergantung dari rencananya itu sendiri. Suatu rencana baik apabila di dalam rencana tersebut memuat unsur-unsur evaluasi yaitu indikator dari tingkat sasaran (hasil dan tujuan) serta standar hasil kerja seseorang.

Hasil evaluasi ini berguna untuk menilai kekuatan dan kemampuan organisasi dalam melaksanakan suatu kegiatan, yang bisa dimanfaatkan sebagai bahan-bahan pertimbangan untuk kegiatan berikutnya baik yang sejenis maupun yang tidak sejenis.

Hasil suatu evaluasi harus memberikan umpan balik untuk dua maksud dibawah ini, yaitu:

1. Memperbaiki dan menyempurnakan rencana berikutnya melalui reformulasi perencanaan (perumusan kembali perencanaan)
2. Membantu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi oleh para pelaksana kegiatan

Dalam manajemen organisasi kegiatan ini, maka tahapan evaluasi yang digunakan adalah sebagai berikut :

Tahap pertama : Evaluasi perencanaan

Evaluasi pada tahap ini dilakukan setelah rencana ditetapkan. Tahap ini bertujuan dimaksudkan untuk menilai kekuatan organisasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan dan untuk menilai kekurangan/kelemahan yang perlu ditanggulangi.

Tahap kedua : Evaluasi pelaksanaan

Tahap ini dilaksanakan pada saat kegiatan berlangsung. Banyaknya evaluasi pada tahap pelaksanaan sangat tergantung dari kebutuhan.

Tahap ketiga : Evaluasi akhir

Evaluasi tahap ini dilakukan setelah kegiatan berakhir, untuk melihat dampak dari seluruh pelaksanaan rencana pada hasil kegiatan.

Penyusunan Laporan

Laporan kegiatan disusun oleh panitia sebagai salah satu kewajiban kepanitiaan yang harus dibuat selambat-lambatnya 15 hari setelah pelaksanaan kegiatan.

Laporan kegiatan ini mengikuti alur sistematika penulisan sebagai berikut :

1. Pendahuluan
2. Pelaksanaan Kegiatan
3. Evaluasi Kegiatan
4. Penutup
5. Lampiran-lampiran